La première étape dans l’utilisation de votre logiciel est d’ajouter un ou plusieurs contacts. Tous les documents sont générés depuis votre liste de contacts, il est donc important d’avoir un répertoire à jour.
Pour créer un contact, rendez-vous dans la section « Contacts » (1) et cliquez sur le bouton « Ajouter un contact » (2) dans la zone supérieure de l’écran.
Une fenêtre s’ouvre et vous propose d’entrer le prénom et nom de votre client ou sa raison sociale dans le cas d’un indépendant ou entreprise. Cette dénomination est reprise sur tous les documents qui sont adressés à ce contact.
Le code client permet d’identifier de façon rapide votre client. EXE génère un code automatiquement. Ce dernier se présente comme suit :
- 3 premières lettres du nom
- Année en cours (deux derniers chiffres. Ex : 2021 = 21)
- Mois en cours (deux chiffres. Ex : Janvier = 01)
Vous avez la possibilité de la modifier manuellement. Attention, le code client doit être unique. Si vous encodez une référence déjà utilisée pour un autre contact, un message d’erreur vous invite à utiliser d’autres initiales.
Lorsque ces champs sont remplis, cliquez sur « Ajouter » afin d’accéder à la zone d’édition vous permettant de remplir les détails administratifs liés à votre contact.
Pour valider vos données et accéder à votre fiche client, cliquez sur le bouton « Sauvegarder » , une bannière vous confirme le bon déroulement de la sauvegarde et vous propose de « Visualiser » votre fiche :
👉 Vous pouvez à présent créer les documents souhaités !
Pour aller plus loin :
Avec EXE, vous avez la possibilité d’utiliser des fonctionnalités vous permettant de gérer plus en profondeur vos contacts. Vous pouvez par exemple, filtrer les types de contacts, leur attribuer des labels personnalisés, suivre les documents liés à ce contact ou encore lui assigner des projets spécifiques !