CoolBill est un service proposé par AXIOCOM SPRL inscrit à la BCE sous le n° 06 8893 5372 et dont le siège social est situé à 236 rue de Colfontaine, 7080 Frameries.

Dans la suite de ce document, le terme « CoolBill » désigne le service proposé et/ou les exploitants ( AXIOCOM SPRL) de celui-ci.

CoolBill est un outil de gestion à destination d’indépendants, TPE et PME basé en Europe et utilisant l’Euro comme principale devise.

Les présentes conditions générales de vente et d’utilisation ont vocation à régir l’utilisation du site « CoolBill » dont le nom de domaine est coolbill.be. L’inscription vaut acceptation expresse et sans réserve des présentes conditions d’utilisation et de ventes qui primeront sur tout autre document.

CoolBill se réserve le droit de mettre à jour et de modifier les CGU à tout moment. Les nouvelles fonctionnalités qui pourraient être ajoutées à CoolBill sont sujettes aux présentes CGU. Le fait de continuer à utiliser CoolBill après que des modifications aient été effectuées, constitue acceptation de celles-ci. Toute modification des présentes fera l’objet d’une mention particulière au sein de CoolBill ou d’un envoi d’email à ses clients.

CoolBill pourra sous-traiter tout ou partie des prestations liées au présent contrat, céder tout ou partie des contrats à un tiers.

Les offres :

CoolBill est un service, gratuit ou payant, accessible uniquement en ligne via le web permettant aux indépendant et entreprises de gérer leur facturation et leurs clients.

CoolBill ne se substitue en aucun cas aux services internes de gestion de l’entreprise. Les conseils prodigués par CoolBill concerneront uniquement l’utilisation du service mais ne porteront en aucun cas sur des conseils de gestion ou d’organisation des clients ou des services de l’entreprise.

Le service proposé par CoolBill est un logiciel standard/ Le client est conscient que ce service pourrait ne pas répondre aux besoins spécifiques des activités de son entreprise en l’état. Néanmoins, le client a la possibilité de personnaliser chaque étape sur base des fonctionnalités disponibles.

L’offre gratuite

Chaque client a la possibilité d’utiliser l’offre gratuite de CoolBill à durée indéterminée en acceptant toutefois les limitations de celles-ci. Le client ne pourra pas demander le déblocage de fonctionnalités sans passer par une des offres prévues à cet effet.

Les formules d’abonnement :

• La formule Cool

Livraison

Création du compte client :

Tout utilisateur déclare obligatoirement sous sa seule responsabilité

• être âgé de 18 ans

• fournir son nom complet, celui de sa société, une adresse e-mail valide, et toute autre information requise pour compléter son inscription ;

• être responsable de maintenir la sécurité et la confidentialité de son compte CoolBill. Le client est responsable de la gestion de son compte client. CoolBill ne pourrait être tenu responsables de dommages issus de l’incapacité par le client à protéger ses informations de connexions. Le gestionnaire du compte pourra inviter d’autres utilisateur de la société sur ce compte client. Il est donc responsable de l’usage réalisé par ces utilisateurs qu’il aura accordé sur son compte CoolBill.

En souscrivant à CoolBill, le client reconnaît et déclare en outre agir exclusivement dans le cadre de son activité professionnelle à l’exclusion de tout usage privé pouvant être assimilé à un consommateur au sens de la loi sur les pratiques de marché.

Lorsque le client aura finalisé son paiement pour l’abonnement sélectionné, il aura la possibilité de créer son instance (c’est-à-dire un compte client lui donnant accès à une plateforme personnelle) en choisissant une adresse, conformément à nos conditions relatives au choix d’une adresse, et disposera de l’ensemble des fonctionnalités liées à son niveau d’abonnement.

Droit de rétractation

Le droit de rétractation n’est pas applicable dans le cas de la mise à disposition d’un service digital tel que CoolBill.

Prix

Le prix des abonnements est communiqué HTVA et en Euro, sauf indications contraires. Ce prix est susceptible d’évolution (à la hausse ou à la baisse) afin de l’adapter au prix du marché et/ou à une augmentation des prix des fournisseurs indépendante de la volonté de CoolBill.

Modification de l’abonnement

Le client peut à tout moment modifier son abonnement en augmentant ses fonctionnalités ou en les diminuant et ce, à tout moment. Dans le cas d’une augmentation, un prorata sera calculé et l’augmentation sera validée une fois le règlement de ce prorata. Dans le cas d’une diminution, l’abonnement actuel restera valide jusqu’à la date de fin de validité. Aucun remboursement ne pourra être demandé.

Paiement

Nous utilisons le service Stripe afin d’effectuer les paiements. Nous acceptons la plupart des moyens de paiements par carte ainsi que la domiciliation SEPA.

Passant par une plateforme externe, il vous sera demandé d’accepter les conditions d’utilisation du site ainsi que leur politique « vie privée ». En acquiesçant

Non-paiement ou retard de paiement

En cas de non-paiement ou de retard de paiement à la date d’échéance, le type d’abonnement basculera automatiquement en gratuit avec les limitations et fonctionnalités qui lui sont associées.

Limitation de responsabilité liée aux contraintes du web

• Les transmissions de données sur Internet ne bénéficient que d’une fiabilité technique relatives celles-ci circulant sur des réseaux hétérogènes aux caractéristiques et capacités techniques diverses. De ce fait, nul ne peut garantir le bon fonctionnement d’internet.

• Les données circulant sur Internet ne sont pas protégées contre des détournements éventuels. La communication de mots de passe, codes confidentiels ainsi que toute information à caractère sensible est effectuée par le client à ses risques et périls ;

• Il appartient au client de prendre toutes les mesures appropriées de façon à protéger ses propres données et/ou logiciels stockés sur ses serveurs de la contamination par des virus comme de tentatives d’intrusion dans son système informatique par des tiers via le service d’accès.

• CoolBill ne peut être utilisé pour transmettre des virus, des vers ou tout autre contenu malveillant.

• Il est interdit d’utiliser pour stocker et envoyer des courriers non sollicités (SPAMS) ou de messages SMS.

• En conséquence de ce qui précède en parfaite connaissance des caractéristiques inhérentes à internet, le client renonce à engager la responsabilité de CoolBill concernant un ou plusieurs des faits ou événements mentionnés ci-dessus.

Le client est seul responsable des dommages et préjudices directs ou indirects, matériels ou immatériels, causés par lui-même ou ses préposés du fait de l’usage du serveur d’hébergement.

Durée et Résiliation

Le contrat prend effet au jour de l’inscription par le client et lors du premier paiement. La durée minimale du contrat (pour les comptes payants) est d’un mois, tacitement renouvelable pour la même durée.

Le client pourra néanmoins décider de mettre fin à tout moment à son abonnement selon les modalités ci-dessous.

Résiliation Par le client

Le client peut résilier son abonnement à n’importe quel moment et demander la suppression compète de ses données, conformément à notre politique de confidentialité.

Résiliation Par CoolBill

CoolBill peut suspendre temporairement ou définitivement le compte et l’instance liée d’un client en cas de non respect de ce dernier à ces mêmes conditions d’utilisations.

Pour les comptes gratuits, il est convenu que les comptes inactifs pendant quelques mois seront supprimés à la fin de l’exercice fiscal suivant l’inutilisation.

Responsabilités

CoolBill ne garantit pas que l’application mise à disposition répondra parfaitement aux besoins du client. CoolBill ne garantit pas non plus que le fonctionnement de l’application ne sera pas compromis, interrompue ou générera des erreurs dans les documents générés. Il incombe au client de vérifier l’exactitude des documents générés par CoolBill avant de les utiliser.

Cas de force majeure – exclusion de responsabilité

Les parties ne peuvent être considérées comme responsables ou ayant failli à leurs obligations contractuelles, lorsque le défaut d’exécution des obligations respectives a pour origine la force majeure. La force majeure prend en compte des faits ou circonstances irrésistibles, extérieurs aux parties, imprévisibles et indépendants de la volonté des parties, malgré tous les efforts raisonnablement possibles pour les empêcher. Sont aussi considérés comme cas de force majeure, le blocage des moyens de transports ou d’approvisionnements, tremblements de terre, incendies, tempêtes, inondations, foudre, l’arrêt des réseaux de télécommunication, et notamment tous les réseaux accessibles par Internet, ou difficultés propres aux réseaux de télécommunication extérieurs aux parties. La partie touchée par la force majeure en avisera l’autre dans les 5 jours ouvrables suivant la date à laquelle elle en aura eu connaissance. Les deux parties conviendront alors des conditions dans lesquelles l’exécution du contrat sera poursuivie.

Perte de données

Le client ayant la possibilité d’exporter ses documents, CoolBill ne pourra être tenu responsable en cas de pertes de données. CoolBill fait évidemment le maximum afin qu’une telle situation ne se produise pas en dupliquant ses backups dans des zones secrètes, sécurisées et géographiquement différentes. Il s’agit d’une obligation de moyen et non de résultat.

Mises à jour

CoolBill procède régulièrement à des mises à jour de son application afin d’implémenter de nouvelles fonctionnalités ou offrir un meilleur service. Il n’est pas impossible qu’un dysfonctionnement ou une interruption de service survienne durant le processus de mise à jour. Dans tous les cas, CoolBill fera le maximum afin de minimiser l’impact d’un problème lié à une mise à jour.

Propriété intellectuelle :

La dénomination commerciale CoolBill et le nom de domaine sont de la propriété d’AXIOCOM SPRL. Il en va de même de toutes les déclinaisons.

Aucune utilisation du nom, du logo, de la dénomination commerciale ne peut être réalisée sans l’autorisation expresse et préalable de CoolBill.

Tous les éléments du site CoolBill sont de la propriété exclusive de CoolBill. Cela concerne, notamment, les logiciels, bases de données, pages du site (texte, image, graphismes, icônes, sons, vidéos), outils de gestion, plateforme, ainsi que tout outil ou information mis à disposition du client.

Crédits icônes : Freepik

Il est strictement interdit au client, à ses préposés d’accéder à CoolBill, sauf autorisation expresse et préalable de CoolBill, de :

• Copier, reproduire, modifier, représenter, publier, adapter, transmettre, traduire, sous quelle que forme et par quelque moyen que ce soit, tout ou partie du logiciel CoolBill ainsi que tout ou partie des informations ou services prodigués par CoolBill ;

Loi applicable

Les CGU sont soumises au droit belge. Tout différend devra faire l’objet dune tentative de résolution amiable. A défaut, tout litige quant à l’exécution ou de l’interprétation de la présente convention sera de la compétence des tribunaux du Hainaut – Division MONS. (Belgique)

1 Article 16 de la DIRECTIVE 2011/83/UE DU PARLEMENT EUROPÉEN ET DU CONSEIL du 25 octobre 2011 relative aux droits des consommateurs modifiant la directive 93/13/CEE du Conseil et la directive

1999/44/CE du Parlement européen et du Conseil et abrogeant la directive 85/577/CEE du Conseil et

la directive 97/7/CE du Parlement européen et du Conseil